Sichere Kommunikation und sicherer Datenaustausch

Das Web Portal erreichen Sie unter: https://securemail.landkreis-tuttlingen.de/

Bevor Sie Secure Mail / Big File Exchange (BFX) nutzen, lesen Sie sich bitte folgende Anleitung genau durch.

1. Funktionen des Portals

Das Secure Mail Portal ist unser Verfahren zur sicheren digitalen Kommunikation Nachrichten und Anhänge werden verschlüsselt gespeichert und übertragen. Dadurch können nur Absender und Empfänger die Inhalte lesen.

Empfangene Nachrichten und Anhänge stehen Ihnen 21 Tage lang zur Verfügung.

Secure Mail ist kein klassisches E-Mail-Postfach mit dauerhaftem Posteingang. Nachrichten können ausschließlich über den Link in der jeweiligen E-Mail geöffnet und entschlüsselt heruntergeladen werden.

Über das Portal können Sie

• vertrauliche Nachrichten sicher versenden und empfangen
• verschlüsselt mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landratsamtes kommunizieren
• kleine und große Dateien sicher austauschen
• sensible oder personenbezogene Daten datenschutzkonform übertragen
• sichere Nachrichten direkt im Browser beantworten

Die Nutzung erfolgt vollständig webbasiert. Eine zusätzliche Softwareinstallation ist nicht erforderlich.

2. Voraussetzungen für die Nutzung

Um Securemail nutzen zu können, ist eine einmalige Registrierung erforderlich.
Es gibt zwei Möglichkeiten zur Registrierung:

Selbstständige Registrierung

1. Öffnen Sie die Webseite: securemail.landkreis-tuttlingen.de
2. Klicken Sie oben links auf „Registrierung“.
3. Füllen Sie das Formular vollständig aus.
4. Speichern Sie Ihre Zugangsdaten sicher, zum Beispiel in einem Passwortmanager.

Ihr Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:

• • mindestens 10 Zeichen
  • mindestens ein Großbuchstabe
  • mindestens ein Kleinbuchstabe
  • mindestens eine Zahl
  • mindestens ein Sonderzeichen

Registrierung nach Erhalt einer Securemail

Sie haben eine Secure Mail von einem Mitarbeiter des Landratsamtes erhalten, sind jedoch noch nicht am Portal registriert, dann läuft die Registrierung wie folgt ab.

• Falls für Ihre E-Mail-Adresse noch kein Secure Mail Konto existiert
  - erhält der Absender ein sogenanntes Initialkennwort
  - der Absender gibt Ihnen dieses Initialkennwort auf einem alternativen Kommunikationsweg weiter

• So schließen Sie die Registrierung ab
  1. Öffnen Sie die Secure Mail Anmeldeseite: securemail.landkreis-tuttlingen.de
  2. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem vom Absender mitgeteilten Initialkennwort an. 
      Falls Sie kein Initialkennwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte an den Absender der Nachricht.
  3. Folgen Sie anschließend den weiteren Schritten zur Registrierung.

3. Securemail versenden

1. Melden Sie sich unter folgender Adresse an: securemail.landkreis-tuttlingen.de
2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus.

Wichtige Felder beim Versand

• Feld: Beschreibung
• An: Empfängeradresse eingeben
• Betreff: Kurze und aussagekräftige Beschreibung
• Anhänge: Dateien vom Gerät auswählen
• Nachricht: Nachrichtentext eingeben
• Kopie dieser Nachricht anfordern: Sendet automatisch eine Kopie an Ihre eigene E-Mail-Adresse
  (Wenn Sie keine Kopie erhalten möchten, entfernen Sie den Haken bei dieser Option)
• Die zu uns übertragenen Dateien haben folgende Beschränkungen: max. 50 MB groß
  Dateiformate: .docx, pptx, .xlsx oder .pdf

Beispiel für eine Empfängeradresse

• m.mustermann@landkreis-tuttlingen.de
• max.mustermann@landkreis-tuttlingen.de

Nachricht versenden
Nachdem alle Felder ausgefüllt wurden - Klicken Sie auf „Nachricht senden“. Ihre Nachricht und Anhänge werden anschließend sicher und verschlüsselt übertragen.

4. Konto verwalten und Passwort ändern

Nach der Anmeldung können Sie oben rechts auf Ihre angezeigte E-Mail-Adresse klicken, um die Kontoeinstellungen zu öffnen.
Dort können Sie unter anderem:

• Ihren Namen ändern
• die bevorzugte Sprache auswählen
• Ihre Telefonnummer bearbeiten (optional)
• Ihr Passwort ändern

5. Passwort vergessen?

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es über Ihre hinterlegte Sicherheitsfrage zurücksetzen. Sollte dies nicht möglich sein, kontaktieren Sie uns bitte über die unter dem Punkt Kontakt angegebenen Kontaktdaten.

6. Hinweise

Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung einfacher E-Mails über das Internet grundsätzlich unverschlüsselt erfolgt. Für vertrauliche, personenbezogene oder sensible Inhalte sollte daher ausschließlich das sichere Kommunikationsportal verwendet werden.
Die sichere Kommunikation ersetzt nicht automatisch gesetzlich vorgeschriebene Schriftformerfordernisse oder eigenhändige Unterschriften, sofern diese gesetzlich vorgeschrieben sind.

Sicheren Nutzung

• • Geben Sie Ihre Zugangsdaten niemals an andere Personen weiter.
  • Verwenden Sie ein sicheres und einzigartiges Passwort.
  • Speichern Sie Passwörter möglichst in einem Passwortmanager.
  • Melden Sie sich nach der Nutzung auf öffentlichen Geräten immer ab.
  • Öffnen Sie Secure Mail Nachrichten nur über offizielle Links des Landkreises Tuttlingen.

7. Kontakt

Bei Fragen oder Problemen zur Nutzung des Portals wenden Sie sich bitte an den IT-Service des Landrats-amtes Tuttlingen:

Landratsamt Tuttlingen
Amt für Digitalisierung und IT

IT-Service
Telefon: +49 (0) 7461 / 926 - 3000